一、会议室预订

在1～10个工作日内向学院资产管理与综合保障部（电信群楼3-201室）递交《电院会议场地使用申请表》（附件1），申请表须使用人签字并加盖各所属单位公章。

二、会议室使用须知

1、会议场地使用优先级别为：校级会议>院级会议>一般会议。如会议时间发生冲突，学院有权按照使用优先级别统筹协调会议场地。校级会议指有校领导或各机关部处正职领导出席的会议；院级会议指有学院领导出席或由学院主办的会议；其他则为一般会议。

2、3-208会议室最多容纳人数为50人，3-308和3-306会议室最多容纳人数为25人，3-302会议室最多容纳人数为15人，3-100号及3-200号报告厅最多容纳人数为140人，软件楼演播厅容纳人数为250人。

3、会议场地预定申请人限定为我院教职工，会议场地预定成功后不得擅自转借他人使用。对于擅自转借用他人者，学院可暂停其半年内会议场地预定申请权，校内其他单位及校外单位使用会议场地须缴纳相应费用。

4、会议室原则上用于学院内公益性质活动，出于学生就业考虑，企业招聘宣讲会可以申请使用，收取一定的费用。

5、根据会议需要，请使用单位自备如下会议用品：手提电脑、相机、纸笔、席卡、鲜花、水果、矿泉水、茶叶、一次性纸杯等。

三、使用会议室注意事项

1、会议场地使用完毕后，使用人应将会场恢复原样，桌椅归位。会议相关材料、物品等需带离会场。离开会场时，需关闭空调和灯光，并通知物业（电院楼物业电话34205003，软件楼物业电话34205715，微电子楼物业电话34206239），以让物业及时关闭门窗。

2、会议场地预定起始时间不得超过正式会议开始前一小时。

       3、会议场地使用期间，使用人未经允许不得随意移动、拆卸场地内设施（显示器，连接线等）；使用人未经允许不得将会场内所使用设备、工具等带出会议场地或作为他用。如出现设备丢失、损坏等情况由使用方承担赔偿责任。

       4、若会议发生变更或取消，应及时向资产财务与综合保障部反馈信息。若出现预定不使用或违规占用等情况，超过3次（含）则半年内不得再借用学院会议场地。

       5、申请使用会场一律以《电院会议场地使用申请表》为准，使用单位务必如实填写，如有不符，学院有权立即收回场地，并由使用方自行承担一切责任。

      附件1：电院会议场地使用申请表